Dokumentacja :: Zadania :: Nowe zadanie

 

Jak już wspomniano wcześniej, web2project umożliwia budowanie zaawansowanych struktur na poziomie projektów (multiprojekty). Możliwe jest to również na poziomie zadań w danym projekcie. Obok typowych pojedynczych zadań możemy budować struktury drzewiaste, również mamy możliwość definiowania zadań dynamicznych (inaczej nazywane zadaniami „zbierającymi” lub „parasolowymi”) – czyli zadań nadrzędnych w stosunku do grupy innych zadań. Zadanie dynamiczne ma tą właściwość, że jego data końcowa zależy od zadań podległych i na bieżąco jest przez system przeliczana. Również procent wykonania takiego zadania określany jest dynamicznie przez system.
Inną możliwością jest oznaczenie zadania jako „Kamień milowy” – najczęściej „Kamieniem milowym” jest konkretna, ważna czynność w projekcie, która zamyka wybrany etap projektu (np. Podpisanie Umowy z klientem). Zadanie „Kamień milowy” nie posiada czasu trwania (system przydziela  czas trwania =0), bardziej należy je traktować jako ważne „zdarzenie” jednostkowe.

Rozpoczęcie wpisu nowego zadania dokonujemy poprzez kliknięcie przycisku „Nowe zadanie” w karcie projektu, do którego ma należeć zadanie.

Ekran tworzenia Nowego zadania:

nowe zadanie
nowe zadanie

Lista dostępnych pól:

Nazwa zadania – Niepowtarzalna nazwa zadania
Status – Aktywne / Nieaktywne.  Nieaktywne zadanie jest ukrywane na większości list zadań.
Postęp – procentowy postęp zadania. Dla nowego zadania = 0%. Wartość tego pola zależy od postępu prac zgłaszanych przez wykonawców zadań, np. poprzez logi zadań
Priorytet – priorytet zadania
Kamień milowy? – określenie czy zadanie jest „Kamieniem milowym” w projekcie.

Zakładki.

Zakładka Szczegóły (patrz ekran nowego zadani powyżej):

Właściciel zadania – osoba będąca osobą odpowiedzialną za wykonanie zadania (Niekoniecznie jest to wykonawca zadania).  Musi być wcześniej zdefiniowana w Kontaktach
Dostęp – określa, kto w organizacji ma dostęp do treści zadania:

* Publiczne (Public): Każdy zobaczy
* Zabezpieczone (Protected): przydzieleni do zadania i należący do tej samej firmy co właściciel zadania
* Uczestnik (Participant): tylko użytkownicy przydzieleni do zadania
* Prywatne (Private): tylko właściciel zadania, zadanie prywatne

Adres www – adres strony www zadania (jeśli występuje)
Rodzic zadania – zadanie nadrzędne (najczęściej przy korzystaniu z zadań dynamicznych/zbierających określamy „rodzica”zadania
Typ zadania – w zależności od definicji typów zadań w organizacji, możemy przydzielić do zadania określony jego typ. Pole wykorzystywane przy filtrorwaniu zadań na wybranych listach w systemie
Wybierz kontakty… – możemy określić kontakty zadania, czyli osoby mające związek z zadaniem (nie dotyczy wykonawców zadania). Daje to nam  możliwość automatycznego (email) powiadamiania o zmianach w zadaniu osób będących kontaktami zadania – poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji przed zapisaniem zadania
Dział – jeśli w firmie zostały zdefiniowane działy, możemy określić dział odpowiedzialny za zadanie
Docelowy budżet – pole informacyjne
Opis – opis zadania, czyli co należy zrobić w związku z zadaniem

Zakładka Daty.

W każdym zadaniu należy ustalić datę jego rozpoczęcia i zakończenia / zakładany czas jego trwania:

Uwaga: Pomimo że dla zadań dynamicznych (patrz dalej) data zakończenia jest generowana automatycznie (na podstawie dat zadań podległych), to w momencie definiowania takiego zadania konieczne jest jej wstępne zadeklarowanie.

zadanie daty
zadanie daty

 

Przyciski „czas trwania” i „data zakończenia” służą do wygenerowania czasu lub daty na podstawie posiadanych informacji. Jako to działa? Przykład:

- data rozpoczęcia zadania to 15.04, chcemy żeby zadanie trwało 2 dni  – wpisujemy Datę rozpoczęcia 15.04, w pole Oczekiwany czas trwania wpisujemy 2 (dni) lub 24 (godziny)  i klikamy na przycisk „Data zakończenia”. W tym momencie system automatycznie ustawi Datę zakończenia wg wybranych parametrów.
- data rozpoczęcia zadania to 15.04, wiemy że zadanie musi zakończyć się 18.04 – wpisujemy Datę rozpoczęcia 15.04, Datę zakończenia 18.04, klikając klawisz „Czas trwania” system automatycznie wyliczy i uzupełni pole Oczekiwany czas trwania.

 

Zakładka Zależności.

Dla każdego definiowanego zadania możemy określić zależności czasowe (datę jego rozpoczęcia) w odniesieniu do zadania (lub zadań) je poprzedzających.
Przykład: mamy dwa zadania – zadanie6 (nowe, aktualnie definiowane zadanie) i już istniejące w systemie zadanie5 (rys. poniżej).
Chcemy, aby data rozpoczęcia zadania6 była ustawiona na moment zakończenia zadania5 i żeby w przypadku przesunięcia terminu zakończenia zadania5 data rozpoczęcia zadania6 została automatycznie zaktualizowana (zadanie6 „śledzi” co się dzieje z zadaniem skojarzonym).
W takim przypadku (najczęściej wykorzystywanym przy planowaniu realizacji zadań następujących po sobie) wybieramy z listy Wszystkich zadań w danym projekcie zadanie „poprzednie” (w naszym przykładzie zadanie5), klikamy na klawisz „>”  . Zadanie5 zostaje przeniesione do grupy „zależności zadania”. Od tego momentu system sam „pilnuje i śledzi” daty rozpoczęcia nowego zadania6:

zależności zadania
zależności zadania

Uwaga: Zaznaczenie pola „Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazując na zależności” wymusza wybranie w momencie zapisu zadania  daty jego rozpoczęcia dokładnie w momencie zakończenia wskazanego zadania poprzedzającego. (w konsekwencji pole Data rozpoczęcia w zakładce „Daty” nie będzie brane pod uwagę).

Jeżeli nie zaznaczymy „Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazując na zależności” system zapisze nasze nowe zadanie6 z datą określoną z pola Data rozpoczęcia (pod warunkiem że będzie późniejsza niż data zakończenia zadania poprzedzającego). Jeżeli w zadanie5 poprzedzającym ulegnie zmianie data jego zakończenia, to system – dopiero w tym momencie – zaktualizuje datę rozpoczęcia kolejnego zadania.

Opcja „Zadanie dynamiczne” dotyczy zadań, które mają być zadaniem zbierającym – czyli grupującym zadaniem nadrzędnym w stosunku do innych zadań.

 

Zakładka Zasoby ludzkie

Do zadania należy przydzielić jego użytkowników (czyli osoby bezpośrednio je realizujące). W zakładce „Zasoby ludzkie” zaznaczamy w lewym boxie użytkownika (lub trzymając klawisz Ctrl – kilku użytkowników) który ma zostać przydzielony do zadania, określamy z listy rozwijanej procentowy udział godzin jakie może on/oni na zadanie poświęcić. Przykładowo, jeżeli pracuje on 8 godzin dziennie to ustalając limit 50%,  może on poświęcić 4 godziny na dane zadanie.
Klikając na „>” przenosimy danego użytkownika do okna „Przypisani do zadania”. W polu dodatkowego komentarza wpisujemy ewentualne uwagi które będą wysłane do wykonawców zadania w momencie zatwierdzenia (zapisania) zadania – wymaga to zaznaczenia opcji „Powiadamiaj uczestników zadania e-mailem”:

Po wypełnieniu wszystkich danych dotyczących zlecanego zadania klikamy „Zapisz” w celu umieszczenia zadania w bazie systemu:

Zadanie pojawi się na liście zadań w naszym projekcie.

<< Zadania

Skomentuj